MINUTOS

REUNIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA 25 DE FEBRERO 2017

Reunión de JD empezó por Javier Robledo Jr a las 10:05am.

Junta Directiva (JD)

x = en asistencia

X

Javier Robledo Jr.

Presidente

   

 

Carlos Hernandez

Vicepresidente

   

 

Vacant

Secretario

 

 

X

Roberto Cano

Vicesecretario

   

X

Vicki Sutherland

Tesorera

   

X

Sergio Martinez

Vocal 

   

 

Melvyn Peñate

Vocal 

   

X

Christian Paredes

Vocal 

   

X

Michael Bretón

Vocal 

Quorum presente/no presente (50% + 1 de 8 miembros asignados = 5)

Reporte del Presidente

  • La primera reunión de trabajo de la Junta 2017; en La Fogata, 13900 Francisquito Ave, Baldwin Park @ 626-962-5111
  • El martes 2/28 a las 5pm Javier y Christian participarán con otros Presidentes de Peñas en una reunión de planificación para una Reunión de Peñas organizada en Miami el 29 de Julio cuando Real Madrid juega contra Barcelona para la ICC (International Champions Cup). Fechas confirmadas por la ICC el 10 de Marzo. Entradas para el partido de Miami serán solamente para Socios activos por prioridad si entradas son limitadas. Detalles por determinar.

Organizando los próximos eventos

  • Después de discusión sobre las mejores opciones, estos son los partidos propuestos para tener eventos: 
– Mar, 3/07, 11:45am – Champions League, Vuelta – Napoli v Real Madrid
– Dom, 3/12, 12:45pm – Real Madrid v Real Betis
– Dom, 4/09, TBD – Derbi entre Real Madrid v Atlético Madrid
– Dom, 4/23, TBD – El Clásico de Real Madrid v Barcelona
  • Javier propuso que hagamos rifas por camiseta oficial a preferencia del ganador en los eventos más populares en Abril asi podemos crear incentivos para Socios activos (cuotas pagadas o en persona en un evento) que llegan temprano y quedan después para socializar. Sólo Socios activos pueden participar en rifas.
  1. Rifa antes del partido para camiseta Rm de preferencia – Socios activos que llegan una hora hasta 15 minutos antes del comienzo recibirán un boleto gratis para ser parte de la rifa 10 minutos antes del comienzo.
  2. Rifa durante medio tiempo del partido para camiseta Rm de preferencia – Socios activos pueden comprar boletos por la lista de precios abajo para ser parte de la rifa durante el medio tiempo.
  3. Rifa después del partido para camiseta Rm de preferencia – Socios activos pueden comprar boletos por la lista de precios abajo para ser parte de la rifa después del partido.
  • Christian hizo una moción para hacer una rifa para el partido propuesto 4/9. Vicki hizo una segunda moción; discusión para explicar la rifa; voto de 4 SÍs pasó la moción; Próxima discusión de rifa para 23 de Abril fue con moción similar y aprobada.
  • Lista de Precios:

– $1 = 1 boleto

– $2 = 3 boletos

– $5 = 8 boletos

– $10 = 20 boletos

Márketing

  • Javier propuso que creamos pancartas (diferente del estilo original) para el uso de márketing para la Peña en (1) tiendas de fútbol, (2) por Socios, etc. Equipo trabajará en estas pancartas de márketing (Javier, Christian, Sergio, Vicki) 
  • Otras opciones de merchandising para la Peña: tazas, boligrafos, camiseta nueva de la Peña (después de que Real Madrid elije nueva equipación), etc.

Membresía

Roberto Cano dió una actualización de la base de membresía:

  • 23 = Socios activos (cuotas pagadas)
  • 20 o tal = renovaciones posibles en el próximo evento
  • 14 = mensajes dejadas, esperando respuestas
  • 29 = falta contactar
  • 5 = se mudaron fuera del sur de California

Discusión sobre cómo califica un Socio activo; alguien que paga durante la temporada 2016/2017 es activo durante esa temporada Y la temporada 2017/18, hasta que tengamos las renovaciones en buen rumbo; cualquier que paga durante 2015/16 (ej. Ene 2016) debe para la actual temporada 2016/2017 .

Sometida: Tiempo de membresía (Agosto a Junio; Junio a Junio; Agosto a Agosto); el tiempo será determinado cuando empujamos las renovaciones y sabemos las fechas limitadas

Cuando sea apropriado: Roberto trabajará con Vicki para actualizar la lista de membresía reciente

Comunicaciones y Media

  • Christian está comunicando con otras Peñas
  • Recibió un email del Departamento de Peñas
  • Participando en podcasts, tuitteando en vivo durante partidos
  • Animando a todos para mandar fotos de participación en eventos o llevando equipación en lugares únicos; colocando #RMFans a fotos asi la media de Real Madrid las vea
  • Sergio reportó que tomará responsibilidad de las cuentas de Facebook e Instagram; asistiendo Christian

Discusión Abierta

  • Vicki preguntó sobre los beneficios de membresía y si estos artículos serán disponibles si Socios nuevos inscriben en los eventos; Christian explicó que la lista abajo que fue entregada a los Socios nuevos; no se sabe si el inventario sigue en completo; Carlos tiene inventario (todavía no es reportado); Vicki trajo pins de la oficina de Peñas (entregados a Michael y luego a Carlos)
  • Camiseta de la Peña
  • Llaveros
  • Pins
  • Carnets de Socios – discusión siguió que estas tarjetas fue entregadas parcialmente (Vicki tiene inventario) y posiblemente no son de valor ahora
  • Aplicación de Membresía – durante la discusión de Carnets de Socios, Michael propuso una opción podría ser una aplicación que sigue la participación, eventos, información de programa, y una via de comunicación entre Socios. Christian coincidió en investigar eso; ha escuchado que otras Peñas usan MeetUp como una vía de comunicación con Socios. Posiblemente tendríamos que hacer publicidad dentro de nuestra Peña buscando Socios con conocimiento de tecnología que podría ayudar en crear una aplicación.

Próxima Reunión

– Por determinarse

– Reunión aplazada a las 11:46am

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REUNIÓN DE LA JUNTA DIRECTIVA – 9 DE FEBRERO 2017

x Javier Robledo Jr. Chairman    
x Carlos Hernandez Vice Chairman    
  Vacant Secretary    
x Roberto Cano Deputy Secretary    
x Vicki Sutherland Treasurer    
x Sergio Martinez Vocal Member    
  Melvyn Peñate Vocal Member    
x Christian Paredes Vocal Member    
  Michael Bretón Vocal Member    
         

Quórum presente / no presente (50% + 1 de 8 Socios elegidos/nombrados=5)

Reporte del Presidente (Javier Robledo Jr.)

  • Comunicación, cuando es breve, será por WhatsApp que permitiría respuestas rápidas e instantes. Comunicación con más detalles y larga será por email.
  • Como Presidente, reuniendo con cada miembro de la Junta para hablar sobre responsibilidades
  • Roberto Cano, Vice Secretario – trabajando con membresía
  • Vicki Sutherland, Tesorera – en cargo de la cuenta y pagos para la Peña
  • Christian Paredes, Vocal – Director de Comunicaciones
  • Sergio Martinez, Vocal – Asistente de Comunicaciones
  • Melvyn Peñate, Vocal – en cargo de encontrar una casa para la Peña basada en calculaciones 
  • Michael Bretón, Vocal – Parliamentario que repasa y mejora los Estatutos en cuanto sea necesario
  • Eddie Mazariegos ha renunciado como Secretario (por llamada de teléfono)
  • Carlos Hernandez, Vice Presidente – hará el ________ reporte en la próxima reunión.

Reporte del Vice Secretario (Roberto Cano)

  • Trabajando para contactar la membresíañ llamando Socios inactivos (los cuales que no han pagado cuota de 2017, no han contactado, ni han participado en eventos de la Peña)
  • De los 65 Socios inactivos aproximadamente, 30 han sido contactado – ha dejado mensajes de voz a 14, 16 quieren saber más sobre la Peña y están abiertos a volver
  • Faltan 35 Socios inactivos para contactar
  • Lista de Membresía será actualizada/coordinada cuando sea apropriado con Vicki, quien mantiene la primera lista

Reporte de Tesorera (Vicki Sutherland)

  • Reportes mandados para 9/2016 a 12/2016 y último año 2016, con 1/2017; balance actual es $750.81
    • Moción hecha y segundada para aprobar el Reporte de Tesorera Septiembre-Diciembre 2016 y Enero 2017. Moción firmada.
  • Acciones pendientes:
    • Tesorera preguntó sobre la acción abierta de pagar $50 a Children’s Hospital de recaudación de fondos en 2016 when una camiseta fue sorteada. Christian dió información sobre la donación y indicó una página de recaudación hecha para la Peña en la página web del hospital. La donación puede ser mandada por el enlace. Moción hecha y segundada para autorizar la Tesorera para mandar la donación de $50 a Children’s Hospital. Moción firmada. Christian mandará el enlace a Vicki.
    • Reembolso de $15 a Socio Jose Castillo (sobrepagó para su renovación) 
    • $165 (approximadamente) en la cuenta de PayPal (renovaciones/membresías nuevas) será transferida a la cuenta del banco
  • Javier quiere que la Peña considere más recaudaciones de fondos y actos de servicio a la comunidad en el futuro
  • Sobre la tarifa de servicio mensualmente de $12 con el banco Chase – debemos ver otras opciones alternativas asi esa tarifa puede ser evitable; discusión sometida para el futuro

 

Reporte de Comunicaciones (Christian Paredes)

  • Después de la Asamblea General Extraordinaria en Enero, Christian empezó a contactar el departamento de Peñas en Real Madrid, otras Peñas, y organizaciones para establecer relaciones y conexiones para promover nuestra Peña. Adicionalmente, Christian ha empezado a poner noticias, fotos, etc por las redes sociales y participar en podcasts (2 cumplidos, 1 por hacer). También empezó a tuittear en vivo durante partidos.
  • Christian ha pedido a Socios y aficionados para mandar fotos que muestra el Madridismo asi puede colocar en las redes sociales con hashtags que promueven y apoyan a nuestro amor para la Peña y Club. Nos animó a sacar fotos de grupo en nuestros eventos para compartir con el departmento de Peñas en Real Madrid.
  • Sergio Martinez ayudará a Christian con trabajo de comunicaciones.
  • Javier mencionó la creación de pancartas, etc para compartir con tiendas de deporte quienes nos permitirá promover a nuestra Peña.

Discusión Abierta liderada por Vicepresidente (Carlos Hernandez)

  • Preguntó por un reporte de los que vieron bares para los eventos de la Peña – Vicki compartió sus pensamientos de Big Wang’s (801 S Grand Ave, Los Angeles, 90017):
    • 2 espacios principales en el interior con televisiones; cada uno con capacidad de 60-70 personas
    • Gerente General parece ser abierto a nuestro interés
    • Menú de comida es bueno; precios razonables
    • Varias opciones de estacionamiento (en la calle, lote y estructura al otro lado de la calle del lugar y otro a una cuadra)  
    • Parada de metro cerca
    • Cerca de Dublin’s con lo cual Socios de la Peña estan acostumbrados 
    • Espacio afuera con mesas, televisiones, y una fogata para socializar
    • Nuestra primera experiencia en Big Wang’s será el 15 de Febrero; Javier llamará antes para notificar; no sabremos cuantos asistirán como es mediodía durante la semana
    • Primer evento promovido será en Marzo; detalles a ser determinados
  • Reunión de la Junta en persona – opinión general para cuando tener esta reunión fue Sábado 25 de Febrero a las 10 de la mañana; localidad para determinarse, pero la ubicación más central es entre los autopistas 605 y 60.
    • Si alguien tiene preguntas o ideas para mencionar en la reunión de la Junta, mande a Javier asi puede organizar una agenda

Próxima Reunión

  • Será Sábado 25 de Febrero a las 10 de la mañana. Localidad para determinarse
  • Reunión aplazada a las 7:45pm

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ASAMBLEA GENERAL EXTRAORDINARIA – 15 ENERO 2017    

x = en asistencia

X Michael Bretón Presidente    
X Carlos Hernandez Vicepresidente    
  Eddie Mazariegos Secretario    
X Javier Robledo Jr. Vicesecretario    
X Vicki Sutherland Tesorera    
X Sergio Martinez Vocal     
  Melvyn Peñate Vocal     

 

22 Full Members on record
16 Full Members present
? Guests present

Presidente Michael Bretón empezó la Asamblea General Extraordinaria a las 1:47pm. 

Moción fue presentada por Ricardo Gonzalez (Socio Numerario), y fue secundada por Javier Robledo Jr (Socio Numerario), para convocar una elección en esta Asamblea General Extraordinaria para una nueva Junta Directiva (solicitada por una moción hecha 12/15/2016 y anunciada a la Membresía 12/18/2016). Después de discusión sobre intenciones y objetivos de la Peña compartida por Socios Numerario presentesy sobre los Estatutos que requiere atención/revisión, pero los cual no descalifiquen la moción en la mesa, una voto fue llamada por el Presidente. Moción apoyada por la mayoría de votos.

Solomon Ortiz dijo que no seguirá como Socio activo durante la discusión.

Moción fue presentada por Solomon Ortiz (Socio Numerario), para cambiar los Estatutos LPMSC Artículo 13 para que la Junta Directiva sirva un término de 1 año en vez de 2 años. Moción no fue apoyada y luego suspendida para discusión en el futuro.

Una elección para Junta Directiva comenzó. Nominados adicionales fue aceptada para la votación. 13 votaciones fueron entregadas.

 

Resultados de la Elección para la Junta Directiva 2017:

Javier Robledo Jr. Presidente El Presidente tendrá las siguientes atribuciones:

a).-Representar legalmente a la PEÑA ante toda clase de Organismos públicos o privados

b).- Convocar, presidir, y levantar las sesiones que celebre la Asamblea General y la Junta Directiva.

c).-Dirigir las deliberaciones de una u otra.

d),.Ordenar pagos y autorizar con su firma documentos, actas y correspondencias.

e).- Adoptar cualquier medida urgente que la buena marcha de la PEÑA aconseje o en el desarrollo de sus actividades resulte necesariamente conveniente, sin perjuicio de dar cuenta posteriormente a su Junta Directiva.

Carlos Hernandez Vicepresidente El Vicepresidente sustituirá al Presidente en su ausencia, motivada por enfermedad, o cualquier otro motivo y tendrá las mismas atribuciones que él.
Eddie Mazariegos Secretario El Secretario tendrá a su cargo la dirección de los trabajos puramente administrativos de la PEÑA, expedirá certificaciones, llevará ficheros y custodiará la documentación de la PEÑA, haciendo que se cursen las comunicaciones de celebración de Asambleas y aprobación de presupuestos y estados de cuentas.
Roberto Cano Vicesecretario El Vicesecretario sustituirá al Secretario en su ausencia, y tendrá sus mismas atribuciones.
Vicki Sutherland Tesorera El Tesorero recaudará y custodiará los fondos pertenecientes a la PEÑA y dará cumplimento de las órdenes de pago que expida el Presidente.
(vacante) Contador El Contador sustituirá al Tesorero en su ausencia, y tendrá sus mismas atribuciones.
Sergio Martinez Vocal  Los Vocales tendrán las obligaciones propias de sus cargos como miembros de la Junta Directiva, y así como aquellas otras que nazcan de las delegaciones o comisiones de trabajo que la propia Junta les encomiende.
Melvyn Peñate Vocal
Christian Paredes Vocal 
Michael Bretón Vocal 

La Asamblea General Extraordinaria terminó a las 3:04pm.